課題：大規模展示会の申請管理の複雑さ
1回の展示会に数百社が出展する大規模イベントでは、出展申込・電気工事申請・ブースオプション申込・配置図確認など、多岐にわたる申請書類が発生します。これらがExcelと紙の書類で管理されており、主催者スタッフが手作業でデータを集約する作業だけで数週間を要していました。
記入ミスや必要書類の未添付による再提出も多発しており、展示会直前に申請の確認・督促業務が集中することでスタッフが疲弊していました。
解決策：動的フォームとリアルタイム進捗管理
- 出展社がWebから電気工事申請・ブースオプションを動的フォームで入力（入力不備はリアルタイムバリデーション）
- 申請ステータス（未提出→審査中→承認→完了）を主催者・出展社双方がリアルタイムで確認可能
- 承認・差し戻しのワークフロー機能（差し戻し理由をコメントで通知）
- PDF自動生成：各種申請書・確認書をシステムから自動発行
- メール自動送信：申請受付・承認・期限リマインダーを自動通知
- 管理者向けダッシュボード：全出展社の申請状況を一覧・CSV出力
成果・効果
紙とExcelの確認作業がなくなり、事務工数を80%削減しました。バリデーション機能により記入ミスがゼロになり、再提出対応の工数も排除されました。進捗ダッシュボードにより、出展社の申請状況が一目でわかるようになり、直前の督促業務も大幅に減少しました。