課題：定型業務が採用を無効化する悪循環
急成長するSaaS企業でバックオフィスの業務量が増加していたが、採用しても業務量が変わらず、新メンバーも定型業務に追われる状況でした。特に問題になっていたのは毎日届く類似メールへの返信、受発注管理のスプレッドシート入力、月次の申込み・請求集計作業でした。
解決策：GPT-4 + n8nによる業務自動化フロー
業務を「完全自動化」「AI支援+確認」「AI下書き」の3段階に分類し、それぞれに適した自動化レベルを適用しました。
- メール分類・テンプレート返信：GPT-4でメール内容を分類し、適切な返信テンプレートをSlackに提示、1クリック送信
- 受発注データ入力：メール・Webフォームの受注情報をn8nで自動抽出しスプレッドシート・在庫システムに自動転記
- 申込み集計レポート：フォーム回答・CSVをPythonで自動集計し、月次サマリーを自動メール送信
- 請求書作成：CRM（HubSpot）の契約情報から請求書を自動生成しfreee会計に連携
- お問い合わせ初期対応：よくある質問への初期返信をGPT-4が自動生成・人間が確認後送信
成果・効果
バックオフィスの作業時間が50%削減され、浮いた時間をカスタマーサクセスや業務改善に振り向けられるようになりました。手入力による転記ミスがゼロになり、月次の集計時間も大幅に短縮されました。