課題：電話・紙だけのクリニックオペレーション
多くのクリニックで予約管理は「電話受付 + 紙の予約帳」という運用が続いていました。受付スタッフは電話対応・予約の書き込み・確認電話・キャンセル管理を手作業で行っており、特に午前中の電話集中時間帯は受付が混乱し、患者対応の質が下がることもありました。
担当医師の変更・診察室の変更が紙の予約帳では即時共有できず、スタッフ間の情報伝達にミスが生じるケースもありました。
解決策：予約・患者・カルテをリアルタイムで一元管理
- 患者向け：Webから24時間いつでも予約・変更・キャンセルが可能
- 予約前日・当日にSMS/メールで自動リマインドを送信（キャンセル率低下）
- スタッフ向け管理画面：日別・担当医師別の予約一覧をカレンダーUIで表示
- 患者情報（氏名・生年月日・受診歴・アレルギー情報）の一元管理
- 既存カルテシステムとのAPI連携で受診履歴を自動取得
- 担当医師・診察室の変更時はスタッフ全員にリアルタイム通知
成果・効果
患者がWebから自己予約できるようになったことで電話件数が50%削減され、受付スタッフの工数が大幅に削減されました。カレンダーUIによるリアルタイム管理でダブルブッキングがゼロになり、患者体験も向上しました。「使いやすい」という患者からのフィードバックが増加し、Googleレビューの評点改善にも寄与しました。